Les systèmes d’information modernes jouent un rôle essentiel dans le quotidien des entreprises. L’intégration d’un logiciel peut cependant être un vrai casse-tête.
Par où commencer ? On vous dit tout.
Qu’est-ce que la gestion d’un projet SI ?
La gestion d’un projet SI (Système d’Information) consiste à superviser et à coordonner toutes les étapes liées à l’intégration ou la modification d’une technologie au sein d’une organisation. Cela inclut les phases de planification, d’organisation, d’exécution, de suivi et de contrôle des ressources, des échéanciers et des budgets.
La gestion efficace d’un projet informatique, c’est le respect de 3 variables principales :
- Les coûts : l’ensemble du projet doit respecter le budget précédemment défini. Cela passe par l’anticipation des risques et l’instauration de mesures correctives.
- Les délais : la conduite du projet doit tenir les délais annoncés avant le lancement, et suivre les étapes prévues.
- La qualité : finalisé, le projet doit répondre aux problématiques identifiées de manière évidente.
La gestion de projet informatique est complexe et demande de la rigueur pour se dérouler de la meilleure des façons.
En quoi la bonne gestion d’un projet SI est primordiale pour une entreprise ?
Les logiciels de gestion jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien des entreprises, affectant presque tous les aspects de ses opérations : gestion des ressources, comptabilité, relation clients, etc…
La bonne gestion d’un projet SI impliquant l’intégration d’un nouvel outil de gestion peut donc entraîner des perturbations majeures dans l’activité d’une entreprise :
- Insécurité des données,
- Coûts supplémentaires,
- Insatisfactions clients, fournisseurs et collaborateurs,
- Perturbation des processus internes, …
Une bonne gestion de projet induit une intégration réussie des technologies. Le logiciel fonctionne de manière optimale, maximisant les avantages potentiels en termes d’efficacité opérationnelle, de prise de décision éclairée, de gestion fluide des processus et de compétitivité sur le marché.
5 étapes pour intégrer sereinement un logiciel de gestion dans le cadre d’un projet SI
1. Définir clairement ses besoins
Pour identifier les réels besoins d’une organisation, ainsi que ses contraintes, il est nécessaire de réaliser une analyse de son système existant, de ses limites et de ses futures exigences. De cette analyse émergeront les éléments suivants :
- Les objectifs du projet,
- Les livrables attendus,
- Les délais à tenir,
- Le budget alloué.
Une étude de faisabilité ou de « convergence » doit également permettre de cerner les contraintes susceptibles de gêner la mise en place de la nouvelle solution informatique.
Pour structurer sa demande, l’entreprise rédigera un cahier des charges précis, permettant aux prestataires de bien comprendre les besoins et d’y répondre au mieux.
2. Opter pour un logiciel adapté et évolutif
Le choix du logiciel de gestion est une étape cruciale dans le processus d’intégration. Il est nécessaire d’identifier un outil capable de répondre à vos besoins spécifiques tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux évolutions futures du marché et de votre activité. En effet, choisir un logiciel capable de vous accompagner sur le long terme vous permettra de maximiser votre investissement.
Prenez le temps d’évaluer les options disponibles et de choisir le bon logiciel, qui offrira un équilibre parfait entre périmètre fonctionnel profond et agilité.
3. Planifier la mise en place du projet
Vous avez trouvé LA solution logicielle idéale, et il est temps de planifier son intégration et son déploiement au sein de votre organisation.
Cette planification implique alors la création d’un plan détaillé qui présente les objectifs, les échéanciers, les ressources nécessaires et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe. Il est à noter que cette étape du projet doit prendre en compte les risques et prévoir des mesures d’atténuation appropriées pour éviter tout retard pénalisant.
En établissant une feuille de route claire et impliquant toutes les parties prenantes dès le départ, vous maximisez les chances de réussite de votre projet SI !
4. Intégrer le logiciel, former et accompagner ses équipes
Le nouvel outil informatique, que ce soit un logiciel de gestion, un logiciel comptable ou autre, est mis en place pour aider les collaborateurs à se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. À terme, son rôle est de faire en sorte que votre entreprise génère plus de valeur, pour être plus rentable et pérenne. Il est indispensable que chacun des membres de vos équipes comprenne l’utilité de votre projet SI. Sans ça, les personnes que vous n’avez pas embarquées risquent de ne pas adhérer aux changements.
Pour fluidifier l’intégration du logiciel, vous (ou votre prestataire informatique) devez organiser des sessions de formation pour les utilisateurs finaux.
En cas de questions ou de problèmes éventuels, votre fournisseur doit délivrer un service support en continu.
5. Tester et maintenir
Effectuez régulièrement des tests approfondis pour vérifier le bon fonctionnement du système informatique.
Parallèlement, la maintenance continue du système est essentielle pour assurer sa performance à long terme. Cela implique les mises à jour régulières, la gestion des modifications et l’optimisation des performances pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise. En investissant dans une approche proactive de test et de maintenance, l’entreprise peut garantir la stabilité et la fiabilité de son système d’information tout au long de son cycle de vie.
Quels sont les différents modes d’intégration et d’achat d’un logiciel de gestion pour une entreprise ?
Selon le budget, l’infrastructure et les compétences au sein de votre entreprise, plusieurs options d’intégration d’un SI s’offrent à vous :
Le développement en interne
Vous pouvez choisir de développer votre propre logiciel de gestion en interne, en utilisant vos ressources et vos compétences. Cela vous permet d’avoir un contrôle total sur le projet SI et de personnaliser votre logiciel afin qu’il corresponde parfaitement à vos processus. Cela demande cependant du temps, des ressources et de l’expertise.
Le logiciel On-Premise
La notion « On-Premise » signifie que le logiciel est installé et exécuté sur les serveurs et ordinateurs de votre entreprise. Vous êtes alors responsable de la maintenance et de la sécurité des infrastructures, et les coûts associés à l’achat du matériel est important.
La solution PaaS (Platform as a Service)
Solution Paas : Le logiciel est hébergé sur le cloud, via un système d’abonnement. Vous êtes donc propriétaire de votre solution logicielle et bénéficiez d’une certaine flexibilité quant à l’évolution de cette dernière. Cependant, vous êtes dépendant de votre fournisseur en cas de problème.
La solution SaaS (Software as a Service)
Un logiciel en SaaS est hébergé sur le cloud et accessible depuis le web, moyennant un abonnement. Le déploiement de l’outil se fait de manière simple et rapide, et ne nécessite pas d’installation ni de configuration complexe. La tarification sous forme d’abonnement offre des coûts prévisibles sans investissements initiaux élevés.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion ?
Intégrer un logiciel de gestion, quel que soit le mode d’acquisition, reste un investissement financier, matériel et humain. Cependant, c’est un investissement nécessaire pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives sur leur marché. Un logiciel de gestion d’entreprise permet de :
- Centraliser les données de l’entreprise : telles que les informations clients, les données financières, les niveaux de ressources, etc… L’accès à l’information est facilité, et la coordination des services de l’entreprise est meilleure.
- Améliorer la performance : l’automatisation des tâches récurrentes administratives et opérationnelles fait gagner du temps aux équipes, qui se concentrent sur les missions à plus forte valeur ajoutée.
- Améliorer la prise de décision : grâce à des données complètes sur l’activité réelle de l’entreprise, et une analyse approfondie.
- Optimiser les ressources : vous disposez d’une meilleure visibilité sur vos ressources afin d’en rationaliser leur utilisation.
- Affiner la relation clients : avec des fonctionnalités de gestion de la relation clients (CRM), votre suivi commercial est plus fin et vous fidélisez vos clients.
Les logiciels de gestion offrent de nombreux avantages aux entreprises qui passent le cap et investissent dans la technologie.
Pour assurer la bonne gestion de son projet SI, il est nécessaire de bien l’anticiper, et de suivre les étapes évoquées dans cet article. Ainsi, en s’engageant dans une intégration bien pensée et exécutée, les entreprises peuvent non seulement améliorer leurs performances, mais aussi ouvrir la voie à une croissance durable.
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