COTRAM – Akanea TMS Digital Edition avec module XMobile

Située à l’Etang Salé sur l’île de la Réunion, PLR (Pôle Logistique Réunion) regroupe les sociétés SOTRAM, COTRAM et RLS et rassemble à ce jour près de 148 collaborateurs. Cette entreprise est spécialisée dans le transport et la distribution de produits secs palettisés et sous températures dirigées issus des filières agro-alimentaires réunionnaises, ainsi que dans le transport de container. Fondée en 1991, elle fête récemment ses 30 ans d’existence.

Cliente AKANEA depuis 2017 avec notre logiciel TMS, PLR migre de version avec succès pour passer sur Akanea TMS Digital Edition au début de l’année 2022, et le nouveau module XMobile.

L’outil Mobilité pour suivre son activité de bout en bout et en temps réel

L’application XMobile, véritable outil de pilotage et de communication au sein de l’exploitation, permet un gain de temps considérable tout au long de la prestation de transport. Par exemple, l’édition de la lettre de voiture, élément indispensable pour le transport de marchandises, est maintenant facilitée grâce à la saisie automatique des informations, avec un risque d’erreur très limité.

De plus, l’utilisation de la solution logicielle Akanea TMS Digital Edition et de son application XMobile permet de générer l’ensemble des documents de transport de façon dématérialisée, de les stocker, de les centraliser et de les gérer directement depuis un smartphone ou une tablette. La signature électronique, quant à elle, offre la possibilité de faire valider la livraison très rapidement et en toute sécurité.

« La mobilité nous a permis de faire des économies et d’être plus éco-responsables, car elle supprime les impressions et permet de digitaliser son archivage ».

Enfin, l’application mobilité offre à l’entreprise une vision de bout en bout, en temps réel et partagée des opérations de transport : l’exploitation, les conducteurs mais également l’ensemble des parties au contrat de transport peuvent accéder aux informations (lettre de voiture, bon de livraison, anomalies, …) via le Portail Clients. Le suivi instantané de l’avancement des opérations et la remontée des informations dans le TMS permettent à l’exploitant de réagir de manière rapide en cas d’incident.

Les clients disposent d’une plus grande transparence sur la livraison et profitent d’une meilleure qualité de service.

La facturation électronique pour sécuriser sa trésorerie

« La facture électronique est source de nombreux avantages pour notre entreprise, ayant franchi le pas de la digitalisation ».

Dans le secteur de la supply chain, la transformation digitale des entreprises est un enjeu auquel les professionnels ont dû savoir répondre rapidement pour rester compétitifs. Dans ce contexte, PLR qui a investi dans sa digitalisation, y compris au niveau de sa facturation, y trouve de nombreux bénéfices pour son activité.

• La diminution de leurs coûts. La suppression du papier et des étapes d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage des factures « classiques » ont entraîné une chute des coûts directs liés aux flux papier.
• La réduction de son empreinte écologique. L’élimination du support papier et du transport des factures favorise une baisse de l’empreinte.
• Le gain de productivité. Les collaborateurs du service administratif sont délestés de certaines tâches grâce à l’automatisation des processus de facturation, et peuvent donc se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
• L’amélioration de la sécurité. L’envoi des factures se fait par le biais de réseaux privés, permettant à l’exploitant d’assurer la sécurité des informations. De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures. Enfin, l’automatisation des saisies et de la transmission élimine le risque d’erreurs humaines.
• La meilleure maîtrise de la trésorerie. Les délais d’envoi et donc de paiement des factures sont significativement diminués, permettant à la trésorerie d’être stable et cohérente avec l’activité de l’entreprise.
• Un archivage dématérialisé. Pour respecter les réglementations et anticiper les éventuels litiges, il est nécessaire de conserver les documents originaux signés pendant une période relativement longue. Sur Akanea TMS, l’archivage est dématérialisé et sécurisé, avec une recherche et une consultation facilitée des factures. Les coûts d’archivage sont réduits, et le risque de perte inexistant.

Des interlocuteurs à l’écoute de vos besoins

Linda Barc, présidente de PLR dont fait partie COTRAM, explique que malgré ses craintes, la migration vers la solution Akanea TMS Digital Edition s’est fait de manière fluide, sans interruption de son activité lors de la mise en place.

« Les équipes d’AKANEA ont été très professionnelles, que ce soit dans les réponses à nos questionnements, dans la formation ou techniquement dans la mise en place de la nouvelle version ».