La société SM Transports située à Feyzin, créée en 2015, est spécialisée dans le transport de matériel de chantier/ BTP sur un périmètre régional et possède 1500 m² de zone de stockage. En 2019, ASG Transports est créée afin d’apporter un éventail de solutions plus large pour satisfaire aux demandes croissantes de leurs clients. Cette société d’affrètement leur permet de satisfaire des demandes, du colis aux pièces ou engins en convoi exceptionnel en passant par du fret palettisé, mais également d’étendre leur périmètre sur toute la France et une partie de l’Europe.
Recommandés par un de leur confrère, ils intègrent le logiciel Akanea TMS Digital Edition en 2022.
Nous avons rencontré Aurélie Belhocine Responsable Exploitation de SM Transports et Eric Garcia, Responsable Exploitation de ASG Transports.
Akanea TMS, un logiciel métier qui simplifie les opérations de transport
Avant de s’équiper du logiciel TMS d’Akanea, les sociétés ASG Transports et SM Transports travaillaient avec un système de ‘post-it’ sur un tableau blanc et retranscrivaient l’ensemble des opérations sur un tableau Excel pour le suivi de la facturation. L’acquisition du logiciel leur a permis de sécuriser le suivi et gagner un temps considérable.
« L’avantage, avec le logiciel, est que les données sont accessibles de partout et on ne se pose plus la question de savoir ce qui est écrit sur le post-it !!! Tout est clair et tout le monde sait ce que chacun fait. Nous avons vraiment gagné du temps et c’est beaucoup plus simple pour la facturation. Nous sommes également assurés que tous les transports sont bien facturés » indique Eric Garcia.
Automatiser ses process pour gagner en productivité
L’automatisation des tâches dans le TMS est d’une grande aide à plusieurs niveaux : traçabilité, gain de temps, facturation…
Eric Garcia souligne l’importance de l’outil dans la planification des transports :
« Le logiciel nous a vraiment fait gagner un temps précieux. Avant nous saisissions tout 3 fois : la confirmation d’affrètement que l’on reportait dans un tableau de suivi et après lorsque l’on facturait on saisissait encore tout à la main. Maintenant nous faisons plus qu’une seule saisie, nous validons et c’est terminé ! »
« Pour la partie exploitation chez SM Transports, c’est un peu plus contraignant qu’avant car le process est plus long ; il faut rentrer toutes les informations, mais ensuite pour la facturation c’est beaucoup plus rapide, le temps que l’on passe sur l’exploitation, on le gagne au niveau de la facturation » témoigne Aurélie.
Akanea TMS, logiciel flexible qui s’adapte à chaque activité du transport
Akanea TMS se décline en une gamme évolutive pour répondre aux besoins de chaque métier du transport : affrètement, lot, groupage de lots, messagerie, transport frigorifique, vrac, benne….
« L’utilisation du logiciel est très facile, c’est ludique. Nous pouvons renseigner toutes les informations dont nous avons besoin malgré notre activité qui n’est pas classique. Nous sommes plutôt une activité de niche avec nos plateaux, nos camions grue mais nous avons réussi à adapter facilement l’outil à notre activité » expose Eric Garcia.
L’adaptabilité du logiciel à une entreprise multi-sites
Akanea TMS Digital Edition s’adapte aux structures dites « multi-sociétés » c’est-à-dire que sous un même environnement, le logiciel permet de créer plusieurs sociétés distinctes mais qui ont leur propre comptabilité. La base des tiers, l’exploitation et le planning se font sur des données identiques ce qui permet un partage d’informations.
« Un des autres avantages du logiciel est que nous partageons la même base pour les 2 sociétés. Nous saisissons les éléments qu’une seule fois puisque 80 % des clients sont les mêmes.
Cela nous permet d’avoir une vision sur ce que l’autre exploitant fait, notamment au niveau du planning. Même si nous sommes 2 structures différentes, nous pouvons voir ce que l’autre a planifié, ce que nous ne pouvions pas faire auparavant. Cela nous permet de basculer une commande de transport d’un site à l’autre. Par exemple, Aurélie de SM Transport gère le trajet aller, et moi chez ASG je gère le trajet retour. Nous avons déjà toutes les informations rentrées dans le système c’est génial ! » ajoute Eric Garcia.
AKANEA accompagne ses clients tout au long de la mise en œuvre du projet et au-delà
Un chef de projet unique est nommé et selon une méthodologie éprouvée, accompagne le client de bout en bout dès la mise en place du projet et est présent sur site le jour du démarrage.
« Le démarrage s’est très bien passé pour ASG, les prérequis étaient assez simples à mettre en place, cela a été très fluide, nous avons basculé du jour au lendemain de manière complètement transparente » Indique le Responsable d’exploitation.
« Le démarrage côté SM Transport s’est également bien déroulé malgré le fait qu’il y ait plus d’opérations que pour l’affrètement ; nous avons plus de mouvements à faire au sein du planning, mais effectivement ça s’est plutôt bien passé quand même » confie Aurélie.
« Dans le mois qui a suivi le démarrage, nous avons dû contacter l’assistance pour des petites anomalies ou difficultés ; nous avons été rappelés rapidement, tout a été réglé sans trop tarder. Nous sommes vraiment satisfaits du suivi et des techniciens de l’assistance » déclare Aurélie.
Et après ?
SM transports et ASG Transports souhaitent faire évoluer leur activité et accentuer leur digitalisation grâce à des outils connectés.
« Nous envisageons de nous équiper de la mobilité pour 2023, pour nous faire gagner encore plus de temps sur les informations que nous envoyons aux conducteurs » conclu Eric Garcia.
« Un des avantages également du logiciel est que chez ASG nous étions ‘’les rois de la paperasse’’, maintenant la seule chose que l’on édite, c’est la facture. Nous n’avons plus du tout d’édition, c’est un aspect très positif d’un point de vue écologique » précise Eric Garcia.
