Qu’est-ce que l’EDI ?
L’INSEE définit le terme d’EDI comme « une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison, devis, etc) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau à valeur ajoutée. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (exemple : EDIFACT).
L’EDI ou Echange de Données Informatisé consiste donc à échanger des données par voie électronique.
Il remplace les processus classiques comme l’échange des documents papiers et permet l’automatisation de transmission. Ces échanges se font selon un langage standardisé à l’échelle internationale, permettant à n’importe quelles entreprises de communiquer entre elles.
A qui s’adresse l’EDI ?
Même si l’EDI est plutôt utilisé pour des échanges BtoB (entre deux entreprises), toute entreprise peut y avoir recours pour l’échange de ses documents commerciaux, du moment que les partenaires ciblés soient en mesure d’interpréter et d’intégrer les données transmises dans leur système d’information.
Comment fonctionne l’EDI ?
1. La création des documents électroniques
Pour créer un document électronique, il faut tout d’abord recueillir et organiser les données que l’on souhaite transmettre. Ces informations peuvent provenir d’une saisie dans un formulaire, d’un fichier CSV ou encore d’une application métier type ERP.
Les données collectées dans un fichier « intermédiaire » sont ensuite traduites en message EDI normé, prêt à être transmis à son destinataire. Il faudra passer par un logiciel de traduction, capable de transformer ce message.
2. La standardisation des formats
Le logiciel de traduction convertit le fichier en un message EDI normé, suivant des règles précises.
3. La transmission des données
Avant d’être transmis au système destinataire du message EDI, un premier contrôle est effectué par le traducteur. Les méthodes de transmission peuvent être :
- Des connexions point à point ou directes : deux ordinateurs se connectent via Internet,
- Un réseau à valeur ajoutée : un réseau tiers gère la transmission des données à l’aide d’un système de messagerie.
4. Le traitement des informations
Le destinataire du message utilise son propre logiciel pour recevoir les documents électroniques et les intégrer dans son système informatique.
5. L’archivage
Pour des raisons de conformité et d’audit, les documents électroniques échangés via l’EDI peuvent être archivés dans divers outils, telle que la GED (Gestion Electronique des Documents).
Quelle est la structure d’un message EDI ?
Pour être compris par son destinataire, un message EDI doit respecter une structure définie par les règles de formatage de la norme choisie.
Ces règles dictent à quel endroit et dans quel format une information doit être positionnée dans le message. C’est grâce à ça que le logiciel de traduction est en capacité d’identifier de quel type de message il s’agit, et de traduire le contenu dans le format interne du destinataire.
De quels éléments sont composés les messages EDI ?
- L’en-tête du message comprend les informations concernant le type de document, l’émetteur et le destinataire, l’identifiant unique du message et la date et l’heure d’émission.
- Les segments qui regroupent des données similaires et qui présentent un identifiant qui indique leur nature.
- Les éléments de données ou champs qui représentent les informations individuelles dans le message EDI.
Exemple du bon de commande : la date de commande ou les quantités commandées. - De potentiels qualificateurs et modificateurs pour préciser les éléments de données.
Il est à noter que les normes EDI sont généralement définies par des organismes de normalisation internationaux, régionaux ou sectoriels. Les deux organismes les plus importants sont l’UN/CEFACT (Centre pour la facilitation du commerce et des transactions électroniques) et l’ASC X12 (Accredited Standards Committee X12) aux Etats-Unis.
Quels sont les bénéfices de l’EDI ?
- Accélération des paiements et maîtrise de la trésorerie grâce à l’automatisation et la réduction des erreurs de saisie,
- Dématérialisation et stockage des documents,
- Fiabilité et traçabilité des échanges,
- Augmentation des performances et optimisation des vitesses de traitement,
- Réduction des coûts par l’abandon des processus manuels avec des documents papier,
- Amélioration de la communication et du partage d’information entre tous les acteurs de la chaîne logistique,
- Favorisation d’une expérience clients positive et meilleure satisfaction clients grâce à une exécution efficace des transactions et une livraison rapide des produits.
Comment mettre en place un projet d’implantation EDI dans son entreprise ?
Différentes étapes sont nécessaires à la mise en place de l’EDI :
- Etablir des objectifs clairs tels que la réduction des délais de traitement, l’amélioration de la précision des données, ou la simplification des processus.
- Former ses équipes internes sur les concepts de base de l’EDI, sur les avantages apportés, et sur les nouveaux processus mis en place impliquant l’EDI.
- Choisir un partenaire EDI fiable en fonction de critères tels que la compatibilité avec vos systèmes existants, vos normes et celles de vos partenaires.
- Configurer les connexions et les traductions nécessaires entre les systèmes informatiques de votre entreprise et ceux de vos partenaires.
- Effectuer des tests pour contrôler le bon fonctionnement des process.
- Evaluer régulièrement les performances de l’EDI par rapport aux objectifs fixés, et rester à l’écoute des évolutions technologiques et des normes EDI pour toujours renforcer votre efficacité.
Comment choisir le bon partenaire EDI ?
1. Définir ses besoins
Identifiez les besoins de votre entreprise en matière d’échanges de données : type de documents, volumes de transaction, etc.
2. S’assurer de la compatibilité des formats
Il est primordial de choisir un partenaire EDI qui prend en charge les normes EDI utilisées par vos partenaires commerciaux, afin d’assurer une compatibilité des formats de données et des échanges fluides.
3. Garantir l’intégration avec vos systèmes informatiques
Choisissez un prestataire EDI proposant un service capable de s’intégrer facilement à vos SI existants.
4. Choisir une solution évolutive
Votre structure est amenée à croître au fil du temps. Opter pour un partenaire EDI capable de s’adapter à l’évolution de votre activité vous permet de vous projeter un long terme, sans avoir à vous relancer dans une démarche de recherche dans quelques années.
5. Veiller à la conformité réglementaire
Assurez-vous que le partenaire EDI est conforme aux réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données ; et qu’il veille régulièrement à se mettre à jour sur les changements à venir.
L’EDI chez AKANEA
AKANEA propose à ses clients professionnels du transport et de la logistique, de la douane et de l’agroalimentaire, une solution de gestion des flux EDI performante directement intégrée dans ses logiciels ERP. Cette offre de services assure des échanges de données fiables : émission, réception, traduction, traitement et intégration.
Akanea EDI est une plateforme sécurisée, intégrée et hébergée en France, qui vous permet de suivre vos flux de bout en bout, de faciliter la gestion de votre activité et d’améliorer votre productivité.
L’EDI joue un rôle central dans la transformation numérique des entreprises. Cette technologie est essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les erreurs, accélérer la facturation et renforcer les relations avec les partenaires commerciaux.
Alors que les entreprises s’efforcent de rester compétitives sur des marchés en constante évolution, l’adoption stratégique de l’EDI se présente comme un levier puissant pour favoriser l’innovation, la collaboration et la croissance.
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