La gestion des opérations douanières est un domaine complexe et spécifique, à la croisée de plusieurs secteurs (supply chain, service de vente, …), qui rend le tout difficile à appréhender. Dans de nombreuses entreprises, les problématiques de douane demeurent synonymes de blocage, d’administratif lourd, de taxation.
Néanmoins, les enjeux de la douane sont économiques et stratégiques. Les organisations travaillant à l’international doivent absolument prendre conscience de l’importance de la fonction douanière au sein de leur entreprise.
Dans la plupart des cas, ces entreprises choisissent d’utiliser un intermédiaire pour s’occuper des formalités douanières. Celles-ci sont alors externalisées et confiées à un professionnel du dédouanement : commissionnaire en douane ou transitaire. Cette décision est généralement due à la complexité des démarches existantes.
Aujourd’hui, le contexte présente une forte compétition sur les marchés internationaux. Il est donc nécessaire pour les entreprises de maîtriser la fonction douane, afin d’être compétitif sur le marché mondial, de réaliser des économies financières grâce à l’utilisation de procédures et régimes douaniers avantageux, et de gérer correctement ses activités opérationnelles et ses flux.
L’internalisation et l’optimisation de la fonction douanière en entreprise peuvent engendrer de véritables gains en répondant aux enjeux stratégiques du commerce extérieur.
Voici 4 conseils pour optimiser la fonction douanière en entreprise.
1- Définir précisément sa relation avec le prestataire douanier
Le fait de sous-traiter ses formalités douanières n’exonère pas la responsabilité de l’entreprise. Cette responsabilité douanière sera soit partagée par elle et son prestataire, soit portée par elle seule. La relation avec le professionnel du dédouanement doit alors être bien définie, et contractualisée afin d’éviter toutes mauvaises surprises.
Pour information, le mandat douanier est un mandat de droit civil classique, qui lie alors l’entreprise et son prestataire en matière de représentation en douane. En conséquence, il peut être utile de préciser la relation entre les deux parties et les obligations de chacun.
2- Avoir des compétences en interne
Former un collaborateur aux procédures douanières permet à l’entreprise d’avoir une certaine connaissance et maîtrise dans le domaine. Ainsi, la ou les personnes dédiées pourront :
- Repenser les schémas douaniers et les flux logistiques de l’entreprise,
- Utiliser et/ou orienter le professionnel du dédouanement vers des démarches ou régimes plus intéressants,
- Faciliter la tâche de ce dernier et éviter les erreurs grâce à une transmission complète et pertinente des informations nécessaires pour l’accomplissement des déclarations.
- Poser les bonnes questions au prestataire extérieur.
Le secteur douanier se professionnalise. De multiples formations certifiantes existent pour connaître les règles et prérequis essentiels du dédouanement, les régimes douaniers particuliers et les démarches nécessaires pour le commerce international.
En fonction de l’importance des échanges internationaux de l’entreprise, de sa taille, de son volume de flux de marchandises et de ses besoins, il faudra peut-être envisager la création d’un poste dédié.
3- Choisir le bon régime pour soigner sa trésorerie
Le régime douanier est un statut juridique donné à la marchandise à l’issue de son dédouanement. Pour réduire les coûts du passage en douane, plusieurs régimes économiques spécifiques existent. Ces derniers permettent à l’entreprise d’exonérer ou de repousser le paiement des taxes, et d’ainsi préserver sa trésorerie.
Pour citer un exemple, l’« entrepôt sous douane » est un régime économique douanier sous lequel des marchandises peuvent être placées sous couvert d’une déclaration en douane, en vue de leur stockage. Les marchandises soumises à ce régime sont en suspension de droits, taxes et mesures du commerce extérieur. L’entreprise ne paye les droits et taxes qu’au fur et à mesure des sorties d’entrepôt.
4- Devenir opérateur économique agrée
Entré en vigueur en 2008, le statut d’opérateur économique agrée (OEA) est une certification délivrée par l’Administration des douanes. Ainsi, les services douaniers peuvent identifier rapidement les entreprises fiables et les faire bénéficier d’un traitement personnalisé et allégé en matière de contrôle. L’objectif est d’accélérer les procédures de dédouanement et rendre plus fluides et plus sûrs les échanges.
Malgré la contrainte d’une démarche assez longue, la certification OEA offre divers avantages :
- Un allègement des contrôles douaniers et une simplification des déclarations,
- Des avantages commerciaux,
- Le renforcement de la notoriété client de l’opérateur,
- Une réduction des stocks et des délais d’approvisionnement,
- Une optimisation de la gestion des opérations.
La maîtrise et l’optimisation des opérations douanières sont des enjeux majeurs pour les entreprises travaillant à l’international, en particulier dans un contexte de concurrence mondiale. La mise en place de ces bonnes pratiques vous permettra d’appréhender la fonction douanière de votre entreprise.
