La dématérialisation des factures en 2021 prend tout son sens pour l’ensemble des entreprises privées et publiques. Depuis le 1er janvier 2020, l’article 153 de la loi de finance en France s’adapte à la digitalisation des sociétés. Elle rend obligatoire la dématérialisation des factures entre 2023 et 2025 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Si les objectifs de l’Etat visent à sécuriser les échanges commerciaux, lutter contre la fraude fiscale ou encore favoriser la connaissance de l’activité des entreprises, la facture électronique s’avère être une aide précieuse dans la gestion de votre entreprise.
La facture est considérée électronique lorsqu’elle est envoyée et reçue sous cette même forme. Ces documents doivent être gérés par un système permettant de respecter trois conditions :
- L’authenticité : l’émetteur et le destinataire doivent être identifiables
- La lisibilité : compréhension de la facture sans difficultés par l’humain
- L’intégrité : mentions obligatoires, pas de modification de la facture
Pour certaines sociétés et organismes publics, les factures sont déjà dématérialisées en d’EDI (Échange de Données Informatisées). Cela permet la structuration des factures via une plateforme partagée et sécurisée. On retrouve aussi le .PDF simple. Ce format requiert comme la facture papier, la nécessité de contrôles documentés et permanents et le PDF composé du cachet électronique.
La crise sanitaire actuelle accélère l’adoption de la facture électronique, à l’heure où nous devons limiter nos contacts physiques. L’accès à des documents dématérialisés est un besoin essentiel dans les échanges commerciaux de toutes natures.
Découvrez 5 bénéfices de la dématérialisation des factures pour les entreprises !
1- Un gain de temps considérable
La dématérialisation des factures permet l’accélération de l’ensemble de la gestion du document : création, transmission, réception, traitement et archivage. En effet, l’étape d’expédition par voie postale étant supprimée, le destinataire a la possibilité de recevoir et de consulter ses factures en temps réel et ainsi procéder au paiement dans les bons délais voire de façon automatisée.
La gestion de factures électroniques requiert moins de tâches administratives grâce aux flux électroniques instantanés et nécessite moins d’énergie de la part de l’employé qui peut alors se consacrer à d’autres tâches.
Un gain de temps conséquent se faire ressentir lors de la recherche d’une facture en particulier qui peut devenir fastidieuse dans une salle d’archivage qui contient environ 23000 pages/m².
2- Une sécurisation des documents essentielle
Premièrement, les factures étant dématérialisées via des plateformes utilisant des flux EDI, un cachet électronique et un coffre-fort, ne peuvent pas être égarées.
De plus, la suppression d’intermédiaires entre le vendeur et le client réduit considérablement les potentielles erreurs et le suivi des factures est totalement transparent. Il s’agit aussi de sécuriser et de tracer l’envoi des factures électroniques. La traçabilité des factures est assurée et apporte une sécurité supplémentaire tant pour l’émetteur que le récepteur qui peut retrouver à tout moment ce dont il a besoin et toutes les informations relatives à la transaction.
3- Une réduction de l’empreinte carbone
La réduction de l’impact environnemental fait partie des objectifs de la plupart des entreprises en 2021. La dématérialisation des factures s’inscrit parfaitement dans cette démarche qui permet la suppression totale du papier, enveloppe, timbre, encre, énergie due au traitement, acheminement…
C’est effectivement un papier en moins sur votre bureau et des milliers de papiers en moins dans votre société, supprimant totalement la salle d’archivage prévue à cet effet. Enfin, cette dématérialisation vous apporte une image durable et valorise votre société et son engagement pour lutter contre le réchauffement climatique, la pollution.
4- Une meilleure gestion des litiges
La facture électronique, par son traitement digitalisé permet la détection et la résolution des litiges plus rapidement. En effet, l’absence de saisie humaine réduit les potentielles erreurs et par conséquent accélère les délais de traitement et de paiement. La santé financière de l’entreprise est assurée et cela lui apporte de la crédibilité et de la fiabilité face à ses clients.
5- La baisse des coûts de traitement
La dématérialisation des factures vous assure une optimisation des coûts liés à cette étape de la vente. Si vous pouvez déjà éliminer les coûts liés au papier, l’impression et l’expédition du document, c’est aussi l’opportunité pour l’employé en charge de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée grâce à une édition et un classement numérique.
Enfin, Le retour sur investissement est rapide : les cycles de validation sont divisés par 5 à 20 et la productivité de traitement est multipliée par 2 à 3. On peut alors noter une réduction des coûts administratifs de 30 à 70 % dans les sociétés utilisant la facture électronique.
