Les acteurs de la chaîne logistique traitent un volume quotidien très important de documents. En effet, chaque rupture de charge (chargement ou déchargement de produits) génère un flux de documents. Pour n’en citer qu’une partie, il existe : les lettres d’instruction, les étiquettes d’expédition, les déclarations douanières, les connaissements, les factures commerciales, etc. On compte au total près de 20 à 30 documents générés de la commande à la livraison.
Selon une étude réalisée par IDC France en avril 2020, la réduction de la dépendance aux documents papier apparaissait dans le top 5 des priorités pour les investissements IT des entreprises sondées.
Découvrez 4 bonnes raisons de dématérialiser vos documents de transport.
La dématérialisation pour répondre aux enjeux de la supply chain
Une étude de l’Arcep nous dévoile qu’en 2021, les flux de colis distribués en France et exportés ont progressé de 14.9%, pour atteindre un chiffre de 1.7 milliards de colis. Face à une demande en croissance, les professionnels du transport et de la logistique doivent s’assurer d’une supply chain efficace. Pour rester compétitif sur le marché, la dématérialisation est un « must have » et ses bénéfices sont nombreux :
1. Gagner en productivité
En optant pour un format dématérialisé de vos documents de transport, vous optimisez l’ensemble de votre activité. En effet, les logiciels de gestion vous permettent d’éditer rapidement vos documents au bon format, à l’aide des informations saisies sur votre opération, puis de les transmettre automatiquement aux personnes concernées (transporteurs, clients, plateformes portuaires ou aéroportuaires, …). Vous réduisez les erreurs, et favorisez des délais de livraison considérablement plus courts qui joueront ensuite sur la satisfaction clients. En effet selon une étude de ParcelLab, 76% des Français considèrent le critère du respect des temps de livraison comme l’un des plus importants lors de leurs achats en ligne.
2. Améliorer la traçabilité des flux
Le partage d’informations entre les services d’une même entreprise, et les différents acteurs de la chaîne logistique favorisent le suivi précis des opérations. En temps réel, chacun peut accéder au statut d’avancement de l’événement et parfois même, à la géolocalisation de la marchandise. Cela permet aux professionnels d’anticiper l’étape suivante, et les éventuels aléas de la supply chain afin de trouver des solutions rapidement et à moindre coût.
3. Se mettre en conformité
Au-delà des questions de logistique pure, il s’agit de se mettre en conformité avec les différentes réglementations mises en place ces dernières années, et à venir. Ces législations qui évoluent constamment peuvent en plus différer d’un pays à l’autre. Les formats dématérialisés des documents de transport sont généralement standardisés au sein des alliances et donc lisibles par tous. De plus, la dématérialisation garantit la fiabilité et l’intégrité des données échangées.
4. Réduire ses coûts
La dématérialisation est aussi un levier puissant pour diminuer ses coûts logistiques. L’édition et la transmission automatique des documents favorisent l’accélération de la facturation et le bon fonctionnement de la chaîne. Vous maîtrisez davantage votre trésorerie et gagnez en rentabilité.
Un format dématérialisé pour tous les modes de transport
Plus qu’une tendance, la dématérialisation est l’un des plus grands enjeux de la transition numérique des entreprises de la chaîne logistique. Elle est donc réfléchie pour l’ensemble des métiers du transport et de la logistique.
La e-CMR ou lettre de voiture électronique dématérialisée
La lettre de voiture est un document obligatoire dans le cadre d’un contrat établi entre un transporteur routier, un expéditeur et un commissionnaire. Sa version électronique, la e-CMR est déjà acceptée dans 30 pays européens. Accessible parfois depuis une application mobile pour les chauffeurs, la e-CMR représente un vrai gain de temps et de suivi pour les conducteurs comme pour les exploitants.
Le e-FBL : dématérialiser son connaissement (Bill of Lading)
Le connaissement électronique est un projet lancé par le FIATA ayant pour objectif de proposer une structure commune pour l’ensemble des Freight Forwarders. Pour rappel, le connaissement sert à identifier le titre de propriété des marchandises, matérialiser une partie des termes du contrat de transport et attester de la bonne réception de la marchandise par le transporteur.
Le programme e-Freight pour dématérialiser sa LTA (Lettre de Transport Aérien)
Initié par l’IATA, le projet d’envergure européenne e-Freight vise cette fois-ci à supprimer l’utilisation de documents papiers pour le transport de fret aérien. Et cela dans l’optique de fluidifier la chaîne logistique et répondant aux problématiques de délais et de congestion.
Sécurisé son activité avec la Gestion Documentaire Electronique
En vue du volume de documents traité dans les métiers du transport et de la logistique, il est nécessaire pour beaucoup d’entreprises, d’opter pour une solution de Gestion Documentaire Electronique (GED). Elle permet notamment de numériser, centraliser, archiver et consulter l’ensemble des documents liés à une opération et / ou à un client.
Pour répondre aux obligations légales d’archivage, pour sécuriser vos données ET votre activité en cas de litige, ou encore pour économiser vos espaces en limitant le stockage physique, c’est l’outil indispensable à votre entreprise.
Choisir la dématérialisation des documents, c’est opter pour une optimisation du temps, une meilleure traçabilité et une baisse des coûts opérationnels. Compte tenu des nombreux aléas qui peuvent survenir sur la chaîne logistique mondiale, il est nécessaire pour les acteurs de fluidifier la communication et le partage de l’information au sein de l’écosystème.
Toutefois, si la dématérialisation des documents est une étape importante à franchir, les entreprises doivent s’inscrire dans une dynamique plus large de transformation digitale : de l’activité, des procédures, des échanges, des outils et de l’espace de travail.
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