Outil incontournable pour beaucoup de sociétés, la Gestion Electronique des Documents (GED) permet notamment de numériser, centraliser et consulter différents types de documents douaniers en ligne. Ces derniers, intégrés sur un seul et même outil sont accessibles facilement et depuis n’importe quel endroit par l’ensemble des utilisateurs.
Akanea DOUANE GED : une nouvelle option pour faciliter la vie des déclarants en douane
Afin de répondre aux besoins de digitalisation de ses utilisateurs, Akanea DOUANE propose désormais l’option GED. Bonne nouvelle, elle est directement intégrée et accessible au sein du logiciel ! Cette GED métier s’adresse aux commissionnaires en douane réalisant régulièrement des déclarations d’importation, d’exportation ou encore de transit (Delta G et Delta T (NSTI)).
Après paramétrage et au fur et à mesure de son utilisation, l’option GED d’Akanea DOUANE permet aux utilisateurs d’alimenter leur système de classement, de centraliser les documents douaniers liés aux déclarations et d’en avoir accès facilement, à n’importe quel moment.
Vous pouvez stocker vos documents de deux manières différentes :
- Automatiquement : lors de la création d’une déclaration douanière. Le logiciel rattache automatiquement le DAU ou EAD sous forme de PDF à la déclaration. Il est possible de les télécharger et de les consulter lorsque cela est nécessaire.
- Manuellement : les utilisateurs peuvent stocker de manière manuelle, à n’importe quelle étape de la déclaration, des documents spécifiques (facture, mandat…) permettant de compléter une déclaration. Ces ajouts manuels peuvent se faire de manière « traditionnelle » en parcourant les dossiers de l’ordinateur mais également via un système de glisser-déposer.
Des avantages décisifs, spécifiques aux métiers de la douane
Outre les bénéfices standards à l’ensemble des GED, tels que la traçabilité accrue, ou encore la sécurisation et numérisation de l’information, la GED présente dans Akanea DOUANE propose des avantages spécifiques au métier du commissionnaire en douane :
- Une GED dédiée et exclusivement réservée à un pôle métier : contrairement à des GED plus généralistes permettant à l’ensemble des collaborateurs d’une structure de stocker des documents, nos équipes ont spécialement conçu la GED Akanea DOUANE pour répondre aux besoins spécifiques des déclarants en douane. En effet, seuls les utilisateurs du logiciel y ont accès. Cela permet donc de réduire le risque de suppression ou de détérioration de documents ou encore de modification du classement paramétré, par d’autres collaborateurs.
- Eco-productif : réduisez votre empreinte carbone grâce la numérisation de l’ensemble des documents papiers, inhérents à une déclaration douanière. Il n’est plus nécessaire de tout stocker au format papier. Vous réduisez par la même occasion vos coûts d’impression et gagnez en espace physique dans vos locaux.
- Conformité OEA : dans le cadre de l’OEA, il est demandé aux commissionnaires en douane une traçabilité accrue quant à la gestion des documents. Avec l’option GED, vous centralisez l’ensemble de vos documents en un seul et même endroit. Ainsi, vous réduisez le risque de perte ou de détérioration des documents et enfin, vous gagnez du temps lors de la recherche de vos documents.
- Pas de limite de documents et un grand nombre de formats acceptés : ce n’est pas moins d’une vingtaine d’extensions de documents qui sont autorisés dans Akanea DOUANE GED. Allant du PDF au Word en passant par le JPG ou encore le .rar. Il est donc possible d’ajouter et de rattacher une multitude de documents à une déclaration.
Pouvant être hébergée chez AKANEA ou directement chez le client, le faible coût de l’option GED et son intégration complète au sein du logiciel Akanea DOUANE en fait un outil indispensable pour les petites et moyennes structures commissionnaires en douane.
Vous souhaitez avoir plus d’informations sur cette nouvelle option ?
