Comment facturer une prestation de transport de marchandises ?
Comme tout service, les prestations de transport de marchandises d’un point A à un point B méritent une facturation.
Pour facturer un transport, les sociétés commencent par établir un devis précis, incluant tous les composants du coût : tarif de base, volume et poids des marchandises, distance, carburant, etc… Une fois réalisée, la facture doit être émise en se basant sur le devis préalablement validé, et intégrer les éventuelles variations survenues pendant le transport (coûts supplémentaires liés aux retards ou à des modifications de trajet).
La facture doit obligatoirement être accompagnée d’une lettre de voiture (également appelé CMR), qu’elle soit au format papier ou dématérialisée (eCMR). Cette lettre de voiture, signée par le destinataire des marchandises, prouve que la livraison a bien été effectuée.
Quels sont les éléments à mettre dans sa facture ?
Plusieurs éléments sont obligatoires dans une facture :
- Informations sur l’émetteur et le destinataire : nom, adresse, coordonnées
- Numéro de facture
- Date d’émission de la facture
- Date de la prestation
- Description de la prestation : lieu de départ, d’arrivée, type de marchandises, …
- Quantité et nature des marchandises : volume, poids, nombre d’unités, …
- Montant HT (hors taxes)
- Taux et montant de la TVA (taxe sur valeur ajoutée)
- Montant TTC (toutes taxes comprises)
- Conditions de paiement
- Numéro de TVA intracommunautaire.
D‘autres informations peuvent être ajoutées au besoin :
- Numéro de bon de commande
- Modalités de livraison
- Référence au contrat de transport
- Réduction ou remise appliquée
- Informations bancaires.
Quels sont les éléments à mettre dans sa facture ?
Le prix d’un transport de marchandises est calculé en tenant compte de plusieurs facteurs tels que :
- La distance en kilomètre,
- Le poids et / ou le volume de marchandises,
- Le type de marchandises (par exemple, les produits dangereux ou périssables nécessitent des traitement spéciaux),
- Les coûts supplémentaires : péages, frais de douane, frais de manutention, surcharge de carburant, etc…
- Fluctuation du marché et de l’équilibre entre l’offre et la demande.
Les défis de la facturation transport
La facturation des prestations de transport représente un véritable enjeu pour les entreprises du secteur. Les fluctuations des coûts du carburant, les diverses taxes applicables et les différents coûts annexes complexifient grandement la gestion des coûts. Pourtant, les erreurs de facturation transport peuvent avoir de lourdes conséquences sur la rentabilité d’une entreprise, et la satisfaction clients en créant des litiges.
Les erreurs fréquentes lors des opérations de facturation sont :
- L’estimation incorrecte du volume de marchandises ou des surcharges,
- Les informations manquantes ou incorrectes sur les documents de facturation à cause de la saisie manuelle,
- Les erreurs dans les montants des taxes appliquées,
- Les oublis de facturation en raison d’un mauvais suivi des paiements.
Comment optimiser et accélérer la facturation de son activité de transport ?
La transformation numérique du secteur du transport offre des opportunités considérables pour les petites, comme les grandes entreprises, pour simplifier et optimiser la gestion de la facturation de leurs prestations.
L’utilisation d’un TMS (Transport Management System) devient incontournable pour les acteurs du transport. En effet, une solution TMS permet d’automatiser et d’accélérer le processus de facturation en :
- Intégrant directement les données relatives aux opérations effectuées (type de transport, de marchandises, distance parcourue, …
- En se référant à la grille tarifaire que vous aurez préalablement définie et paramétrée.
- Générant automatiquement la facture à l’issue de la prestation.
- Alertant l’exploitation en cas d’anomalie ou de retard dans un paiement.
Ces fonctionnalités offrent un gain de temps et une fiabilité indispensable aux entreprises de transport. Les cycles de paiement sont plus courts, la traçabilité et la transparence des transactions permettent un suivi régulier de l’état financier de l’activité.
La facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en France à partir de septembre 2026. Cette réforme implique l’émission, la réception et le traitement des factures sous format normé.
AKANEA dispose déjà d’une fonctionnalité de facturation électronique au sein de ses logiciels, permettant aux entreprises clientes d’être en totale conformité avec la nouvelle législation.
Les avantages d’un logiciel de facturation transport
Les logiciels de gestion TMS apportent à leurs utilisateurs de nombreux bénéfices pour optimiser leur facturation transport :
- Réduction des erreurs de saisie avec la récupération automatique des données (type de marchandises, poids, volume, distance, frais supplémentaires, etc…)
- Accélération du processus de facturation grâce à la génération automatique des factures et au suivi des paiements.
- Conformité avec les réglementations actuelles et à venir, via des mises à jour régulières.
- Gestion des tarifs et contrats personnalisés. Le logiciel TMS stocke et applique les grilles tarifaires et conditions négociées avec votre client.
- Traçabilité des factures émises, des paiements reçus et des opérations de transport pour faciliter les audits et contrôles.
Témoignage client : Le Groupe DALLAS s’appuie sur le logiciel de facturation d’AKANEA pour accompagner ses ambitions.
Le Groupe DALLAS, client AKANEA depuis 2020, témoigne des avantages concrets que le logiciel AKANEA a apporté à leur gestion de la facturation.
En utilisant le logiciel, l’entreprise a automatisé une grande partie des tâches administratives liées à la facturation, ce qui a permis de réduire drastiquement les erreurs liées à la saisie manuelle.
Corinne, Responsable comptabilité au sein du Groupe DALLAS, souligne particulièrement la fiabilité du système :
« Dès que je rentre une information et que je la valide, il n’y a plus de source d’erreur possible puisque tout est figé, et rien ne bouge ».
Quels sont les KPIs à suivre pour maîtriser sa trésorerie ?
La bonne santé d’une trésorerie passe par une analyse fine des données opérationnelles et financières. Voici quelques indicateurs clés de performances (KPIs) à suivre régulièrement :
- Le délai moyen de paiement clients (DMP) : mesurer le temps moyen pour recevoir les paiements de ses clients
- Le délai moyen de paiement fournisseurs (DMPF) : mesurer le délai de paiement aux fournisseurs
- Les encours clients: estimer les montants pas encore réglés par les clients
- La marge nette et brute par opérations de transport : rentabilité des prestations par rapport aux coûts
- Le taux de remises ou de réductions appliquées: mesurer la part des remises accordées aux clients.
Cette liste non-exhaustive de KPIs permet d’avoir une bonne vision sur l’état financier de son activité. L’utilisation d’un logiciel TMS permet d’avoir accès à des données réelles et fiables.
Optimiser vos facturations de transport via le logiciel TMS d’Akanea
Fonctionnalités principales :
- Automatisation complète de la facturation
- Intégration de la facturation électronique
- Gestion des tarifs personnalisés
Principaux avantages :
- Conformité à la réforme de la facturation électronique,
- Réduction des erreurs de facturation,
- Centralisation des informations,
- Réduction des tâches administratives,
- Suivi en temps réel des paiements et des anomalies,
- Interface personnalisable,
- Rapport et analyse de KPIs financiers.
AKANEA vous accompagne dans la gestion de votre exploitation de transport, de la TPE aux grands groupes, avec des logiciels innovants qui permettent d’automatiser l’ensemble de vos processus.
