Dans le domaine du commerce international, la gestion des commandes (ou order management en anglais) est un élément essentiel des opérations logistiques.
Les transitaires et commissionnaires de transport, acteurs majeurs dans le bon déroulement de ces opérations, doivent être en capacité de synchroniser les processus logistiques, assurer une visibilité des flux et répondre aux exigences réglementaires.
Voyons ensemble pourquoi les systèmes de gestion des commandes sont stratégiques pour le transport à l’international.
Qu’est-ce que la gestion des commandes ?
La gestion des commandes est le processus par lequel une entreprise va recevoir et exécuter les commandes passées par ses clients pour des biens ou des services.
Cela englobe plusieurs activités : la réception, le traitement, l’exécution, le suivi, la livraison et la facturation. Une bonne gestion des commandes vise à garantir l’efficacité opérationnelle en coordonnant les différentes phases du processus, en minimisant les erreurs et en respectant les délais de livraison prévus.
Pour un commissionnaire de transport, la gestion des commandes prend en compte tous les aspects liés au transport des marchandises à travers le monde. Cela inclut l’analyse des besoins du client, la planification du transport, la gestion des documents et des formalités douanières, et enfin la communication avec les clients et partenaires logistiques.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des commandes ?
Pour les aider dans cette tâche, les entreprises utilisent souvent des systèmes de gestion des commandes. Ce sont des logiciels informatiques ou plateformes en ligne qui permettent de gérer tout le cycle de vie d’une commande : de la réception de l’ordre de commande à la livraison finale.
En utilisant ces outils digitaux, les entreprises automatisent et optimisent leurs processus, et peuvent ainsi voir leur capacité de gestion augmenter.
Quelles sont les étapes de gestion des commandes pour un commissionnaire de transport ?
- La réception de l’ordre de commande client : sur une plateforme dédiée, les clients du commissionnaire saisissent leur demande via des champs précis, leur permettant ainsi de transmettre une demande complète intégrant leurs besoins en termes de délais, coûts, modalités de livraison, etc…
- La validation de la prise en charge de la commande : après avoir vérifié la demande de son client, le commissionnaire confirme cette dernière pour enclencher le processus d’exécution.
- L’analyse et la planification : une fois la commande validée, le commissionnaire analyse plus en détail le besoin de son client pour proposer la solution de transport la plus adaptée. Il faut encore que ce dernier réserve les véhicules utiles à son voyage, planifie l’itinéraire des marchandises, et définisse les délais et coûts associés.
- La gestion de la documentation : les documents nécessaires au transport de la marchandise, telles que les déclarations douanières, sont édités et intégrés à la GED (Gestion Electronique des Documents) de l’outil de gestion.
- Le suivi des commandes : grâce à des tableaux de bord et des indicateurs clés, le commissionnaire suit en temps réel l’état d’avancement de ses différentes opérations de transport. Il peut ainsi en informer son client.
- La livraison et la facturation: les marchandises sont enfin arrivées à destination ! Il est temps pour le commissionnaire de mettre à disposition de son client la facture, et d’enclencher le processus de paiement.
5 raisons d’utiliser un système de gestion des commandes pour un commissionnaire de transport
- Piloter une logistique particulièrement complexe : Le transport à l’international implique des processus logistiques complexes : les réglementations douanières, les itinéraires parfois multiples, les différents modes de transport, les délais spécifiques, etc… L’utilisation d’un système de gestion des commandes permet de suivre chaque opération de transport et chaque étape de l’expédition, fournissant ainsi une visibilité en temps réel du statut des marchandises.
- Gérer une multitude de documents : La conformité des documents accompagnant la marchandise est primordiale pour un voyage sans accro. Avec un outil dédié, les documents sont édités et stockés de manière organisée et accessible.
- Optimiser ses opérations : Ces systèmes facilitent la communication et la coordination entre les différents acteurs impliqués dans la chaîne logistique (expéditeurs, transporteurs, plateformes portuaires et aéroportuaires, etc…).
- Améliorer l’expérience client : Les clients exigent de plus en plus de transparence et de suivi de leurs commandes. En plus d’offrir un outil ergonomique et simple d’utilisation, les commissionnaires leur permettent d’avoir une visibilité sur l’avancée de leurs demandes. En cas de retards, des alertes sont activées pour permettre au professionnel du transport d’informer rapidement ses clients.
- Réduire ses coûts : L’automatisation des processus de gestion augmente la performance des acteurs, tout en limitant le risque d’erreurs humaines. Les retards et les coûts supplémentaires associés se font considérablement moins fréquents.
Le Portail web de services IT FREIGHT chez AKANEA
Le Portail web IT FREIGHT, intégré au logiciel de gestion Akanea TMS Freight Forwarding, est un outil de gestion des commandes performant dédié aux commissionnaires de transport ainsi qu’à leurs clients et partenaires.
IT FREIGHT rassemble toutes les fonctionnalités stratégiques indispensables étudiées dans cet article.
La saisie des commandes :
Via le portail IT FREIGHT, les donneurs d’ordres de nos clients commissionnaires saisissent et transmettent leurs demandes sur une plateforme web intuitive. Cela peut être une demande de transport, comme la gestion complète de leurs marchandises qui comprend le pré et le post-acheminement.
En validant les commandes, les données fournies par les donneurs d’ordres sont automatiquement transférées au sein du logiciel TMS. Le commissionnaire organise alors le transport des marchandises selon les besoins de son client.
La gestion de la documentation :
Une GED intégrée à l’outil IT FREIGHT permet au commissionnaire et à ses clients de déposer et de consulter les documents accompagnant la marchandise, y compris les formalités douanières. Cela assure un dossier complet et conforme, et donc un passage fluide aux frontières. La transmission des factures dématérialisées (en conformité avec l’arrivée prochaine de la nouvelle réglementation) est également simplifiée.
Le suivi des opérations :
Les clients disposent d’une vision globale de l’ensemble des dossiers en cours, ainsi que leur statut. À tout moment, ils ont la possibilité de consulter l’avancement de leurs commandes. En cas de problèmes, ils ont rapidement accès à l’information et peuvent anticiper les retards pour préserver leur activité.
L’adoption d’un système de gestion des commandes est stratégique pour les transitaires et les commissionnaires de transport à l’international car ils offrent une meilleure gestion opérationnelle, améliorent la performance, et renforcent la qualité de service et donc la satisfaction client.
Tous ces paramètres contribuent à la compétitivité et à la rentabilité de ces acteurs de la chaîne logistique mondiale.
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